В деятельности российских компаний все еще трудно отказаться от услуг Почты России. Интернет-магазины отправляют покупки, другие фирмы направляют официальные письма и исковые заявления. Отделения государственной компании открыты в самых отдаленных населенных пунктах, в которых нет даже магазинов или офисов Сбербанка. Юридическим лицам заключить договор с Почтой России – это значит, существенно сэкономить и оптимизировать свое взаимодействие с организацией-монополистом.
Преимущества для корпоративных клиентов
Государственная монополия предлагает фирмам стать ее корпоративными клиентами. На официальном сайте организации по адресу pochta.ru/support/corporate-services/become-corporate-client находятся условия заключения соглашения.
Стороной его смогут стать как компании, так и индивидуальные предприниматели. Там же можно войти в личный кабинет и воспользоваться опцией управления услугами.
Преимуществами в общении с организацией, беспечивающей граждан и рганиации связью, доходящей в самые глухие уголки, для корпоративных клиентов становятся:
- опция по выбору удобного места и времени для отправки своей корреспонденции. Нет необходимости стоять в очередях. Для юридических лиц, заключивших соглашение об абонентском обслуживании, предусмотрены отдельные сотрудники и стойки;
- тарифы, за счет большего объема оказываемых услуг, более выгодные, чем при разовом взаимодействии;
- больший чем у конкурирующих курьерских служб, опыт работы с корреспонденцией в международном сообщении;
- оплата услуг с расчетного счета.
Справка: Все крупные государственные компании системно работают таким образом, отправляя наиболее срочные письма при помощи экспресс-доставки.
Как заключить договор на обслуживание
Чтобы заключить договор с Почтой России, потребуется предоставить менеджеру, обслуживающему клиентов из корпоративного сектора и предпринимателей, определенный пакет документов, в который входят:
- копии учредительных документов;
- копии свидетельств;
- свежая, не позднее месяца, выписка из ЕГРЮЛ;
- подтверждение полномочий исполнительного органа.
Сотрудник почты, скорее всего, потребуетине копии с нотариальным заверением, а выписку – с печатью налоговой. По согласованию верность всех документов, кроме выписки, получится подтвердить, поставив на них штамп «Копия верна», печать предприятия и подпись руководителя компании. Чтобы менеджер связался для заключения договора, необходимо оставить заявку по адресу: oneclick.russianpost.ru. Потребуется ввести:
- реквизиты фирмы;
- вид собственности (частная, государственная)
- данные контактного лица (телефон и электронную почту);
- требуемые услуги (почтовые отправления, экспресс-письма – ЕМС, посылки);
- потребность в рекламных услугах;
- потребность в абонировании ящиков.
На основании введенных данных будет сгенерирован проект договора. Договор, предлагаемый Почтой России, изменению не поддается. Он утвержден на уровне ее корпоративного руководства в статусе обязательного к применению. Внести свои условия в него невозможно. Поэтому следует учитывать, какие преимущества получает новый клиент, и к каким вопросам необходимо отнестись максимально внимательно.
Порядок взаимодействия: личный кабинет
Заключение договора сразу оборачивается рядом преимуществ для фирмы или предпринимателя. Личный кабинет Почты России для юридических лиц позволяет отслеживать трек пути своих писем в режиме онлайн, не тратя время на переход на специальный сервис. Фирма, подписавшая соглашение с Почтой, получает возможность использовать ряд предлагаемых ей сервисов. Отправка корреспонденции может происходить не только в офисах монополиста, если это предусмотрена договором, машина с фирменной маркировкой прямо из здания клиента заберет предназначенные к пересылке письма и бандероли.
Интересно: Оплата всех услуг производится с расчетного счета организации на счет почты, но некоторых случаях при выходе за пределы месячных лимитов, допустима оплата превышения при помощи корпоративной кредитной карты.
Нюансы
При общении с монополистом необходимо предусматривать возникновение стандартных сложностей. Письма иногда идут медленнее, чем предполагается, но эту проблему легко решить, отметив в своем договоре потребность в услугах экспресс-доставки.
При этом обновленный пакет предложений гиганта сделал возможным воспользоваться новыми интересными опциями, среди которых:
- верифицированная отправка электронных сообщений. Текст письма сохраняется в виде pdf-документа, который подписывается электронной подписью. Отчет о его доставке фиксируется почтой и может являться доказательством в суде;
- доставка корреспонденции в офисы контрагентам не по общим правилом, а с помощью курьеров. Это позволяет существенно сократить время обмена официальными документами;
- письма может получать от имени компании ее представитель без доверенности, если его данные конкретно указаны в договоре;
- в рамках единого соглашения можно отправить почтовый перевод или прибрести марки, причем при необходимости именно представители почты наклеят марки на конверты и бандероли. Перечень услуг получится корректировать и дополнять уже после оформления соглашения.
Важно: Услуги оплачиваются только авансом, за каждый следующий месяц.
Почта России для юридических лиц не является единственной возможностью рассылки корреспонденции. В стране работают экспресс-почта, курьерские службы и транспортные компании, каждая из которых может оказать те же услуги быстрее и иногда дешевле. Но, как показывает практика, такое решение выгодно для разовых отправлений. При массовых и систематических рассылках альтернативы Почте России не существует.
Многие компании хотели бы заключить прямой договор с Почтой России и оплачивать услуги по безналичному расчету. Наша компания не исключение. Наш офис находится в Москве.
Итак, задача номер один - как найти офис Почты России в Москве, где можно заключить Договор на оказание услуг. Чего проще - на сайте Почты России есть телефон для связи, звоним. Музыка современная, девушки отвечают приветливые, но не владеющие информацией, по этому постоянно меня куда то переключали и при переключении телефон слетал - далее все по новой. На выяснение вопроса где офис Почты России ушло три дня. Но у нас нервы крепкие!
По прошествии трех дней мне попалась более информированная сотрудница, которая сообщила мне, что я должен отправить письмо на адрес [email protected] и ждать. От одела продаж должен поступить ответ. Ждем! Через три дня поступило письмо с кучей бланков и документов, которые необходимо заполнить! Понимаем, Почта России организация огромная, забюрократизированная... Заполнили, отправили... Ждем. Через четыре дня пришло подтверждение, что все хорошо. В письме указан адрес: Москва, Мясницкая, 26. Значит вот он - вожделенный адрес!
В 2017 году в Почте России прошла реорганизация и, если раньше в каждом районе Москвы было отделение, где можно было заключить Договор с Почтой России, то теперь все только на Мясницкой, 26. И на всю Москву на обработке Договоров сидит три человека.
Выводим тонну документов в двух экземплярах. Один из документов оказался с одним и тем же именем, значит его выводить не обязательно... Поехали на Мясницкую, 26. Приехали, а это огромное здание со множеством входов и, как всегда, никто не знает, где принимают документы. Побегав пол часа, я таки нашел неприметное здание во дворе. На картинке я его отметил - возможно Вам это пригодиться, чтобы не бегать и не искать!
Поднимаюсь на второй этаж, нахожу нужную комнату и нужного сотрудника. Передаю документы. Оказалось, что я не вывел тот самый документ, с одинаковым названием и он таки нужен! Очень сильно попросил и сердце почтового сотрудника дрогнуло! Сотрудница по моей просьбе вывела недостающий документ и приняла в работу.
Через две недели мы получили сообщение о том, что Договор заключен. Приезжайте! Приехали, забрали. Нас проинформировали, как получать счета на оплату. На электронный адрес необходимо отправить запрос в файле excel и через три дня получите счета на оплату. Причем получить надо отдельно два счета, один на услуги связи, второй на франкировку. О каком то личном кабинете на сайте, где можно наблюдать за своим балансом и текущими делами в Почте России только улыбаются, но как то нервно улыбаются!
В прошлом году в Почте России прошла реорганизация и если раньше можно было отправлять письма по безналу с любого отделения связи, то теперь в каждом округе Москвы выделены несколько отделений связи, которые работают с юридическими лицами. Мы выбрали одно такое отделение. Я пришел знакомиться. Начальник отделения встретила меня настороженно, но консультацию я получил и пошел формировать первую отправку.
Со второго раза приняли документы на отправку писем. Сейчас отправляем письма регулярно и без проблем.
Итог всей этой операции:
- Чтобы заключить Договор с Почтой России нужно много терпения и свободного времени.
- С экономической точки зрения оказалось вполне выгодно. Полный комплект документов Почта предоставляет.
Сегодня основной рост рынка e-commerce в России идёт за счёт регионов. 30 % трафика интернет-магазинов делают именно регионы, и доля эта растёт ежегодно. В итоге перед каждым интернет-магазином, вышедшим на определённый уровень развития и охвата, неизбежно встаёт вопрос, как и с помощью каких операторов осуществлять доставку. У «Почты России» до сих пор нет достойного конкурента по покрытию, но магазины часто отказываются работать с ней. Причин много: многоступенчатая предпочтовая подготовка, которая предполагает содержание в штате магазина специального человека, который этим занимается, сложность контроля за передвижением посылки, дополнительная нагрузка на call-центр, большое количество возвратов. The Village попросил эксперта рассказать, как можно справиться с некоторыми типичными проблемами при сотрудничестве с «Почтой России».
Юлия Авдеева
специалист службы экспресс-доставки
«Идеа Лоджик»
Выберите правильное отделение
Первое, что вы должны сделать, - это выбрать удобное почтовое отделение (ОПС). Здесь следует обратить внимание на несколько факторов, которые затем значительно упростят вам жизнь. Во-первых, посмотрите, много ли в этом отделении работает сотрудников. Чем больше открыто окон, тем лучше. Во-вторых, важно, чтобы в этом отделении было отдельное окно для работы с корпоративными клиентами, а также выделенное окно для сдачи посылок. Самый худший вариант - когда в одном окне происходит и оплата услуг, и сдача посылок, и отправление писем. В-третьих, обратите внимание на то, насколько дружелюбен в данном месте коллектив, можно ли с ними будет договориться. Найти в отделении лояльного к вашей компании сотрудника «Почты» - это уже половина успеха.
В отделениях, расположенных на окраине, очередь обычно меньше, чем в центральных. Почтовая логистика по Москве налажена хорошо, посылки из всех отделений забирают каждый день. Затем они попадают в сортировочный центр. Крупные интернет-магазины и компании, имеющие статус федерального клиента, пропускают первый этап и имеют право выбрать ОПС, примыкающее к сортировочному центру. Если интернет-магазин решит передать функции доставки компании, имеющей федеральный статус, на этом можно будет сэкономить один-два дня.
Привыкайте к самостоятельности
Следующий этап - заключение договора с ФГУП «Почта России». Сделать это можно как в самом отделении связи, так и в главном офисе. Существует типовой договор на оказание услуг почтовой связи и рассчитывать на то, для рядового интернет-магазина внесут какие-то изменения, не стоит. При этом каждый договор проходит несколько ступеней внутренних согласований, и этот процесс может затянуться. Совет один - и подходит для любых ситуаций: нужно постоянно напоминать о себе.
Не стоит рассчитывать, что «Почта» будет за вами «бегать», именно на вас лежит ответственность за то, чтобы постоянно напоминать о своём деле. После подписания договора вы должны будете положить деньги на депозит и постоянно проверять, сколько у вас осталось на счету. Запомните, что «Почта» работает только по предоплате. Личного кабинета на сайте или каких-либо способов информирования о нехватке средств на вашем счету у них нет, так что, опять же, за всем придётся следить «вручную».
Изучайте правила
Для работы с «Почтой» вам придётся выделить отдельного сотрудника в штате, так как это требует много сил, времени и внимания. Главным документом для него должен стать том «Правила оказания услуг почтовой связи». Основная проблема - многие вещи в нём описаны весьма размыто (например, правила упаковки) и могут трактоваться различными почтовыми работниками и в различных почтовых отделениях по-разному. Проще говоря, если захотят придраться, легко это сделают. Поэтому с почтовыми работниками лучше дружить.
Выберите правильную упаковку
Правильная упаковка спасёт вас от многих проблем. 3 % всех посылок повреждаются и пропадают по пути, и это зачастую связано с неправильной упаковкой. Упаковать отправление в пакет стоит дешевле, чем в коробку, но при этом содержимое пакета легче повредить.К тому же, к сожалению, во всех сфера существуют недобросовестные работники. Несмотря на то, что «Почта» активно с этим борется, существуют случаи, когда умельцы аккуратно взрезают край пакета, вынимают товар, на его место кладут что-то близкое по весу и заклеивают пакет. К тому же посылка по дороге столько раз перебрасывается с места на место, что, если её не обеспечить дополнительным уровнем защиты в виде коробки, она будет слишком уязвима. Не обязательно использовать коробки «Почты». Например, наша компания закупает обычные коробки оптом, поэтому они стоят дешевле. Не стоит делать брендированные коробки, потому что их нужно предварительно согласовывать, иначе на почте могут отказаться их принимать. Часто на это правило закрывают глаза, но могут и придраться.
Правильно работайте с претензиями
Срок рассмотрения претензий у «Почты» официально - 60 дней. Но на деле эти сроки не всегда соблюдаются, и претензии могут рассматриваться по несколько месяцев. Придётся опять много напоминать о себе. Если вы увидели, что посылка застряла на каком-то этапе, сразу выясняйте, что с ней не так. Обязательно сообщите вашим клиентам, что если посылка повреждена или есть разница в весе, посылку нужно открывать и проверять её содержимое в присутствии сотрудников почтового отделения. Только в этом случае можно предъявить претензии к содержимому посылки и вместе с сотрудниками почтового отделения составить акт. Если вы откроете посылку выйдя из здания почты, никаких претензий предъявить уже не сможете.
Возьмите часть их работы на себя
Серьёзный минус «Почты» - это большое количество возвратных отправлений. Посылка приходит в отделение, а извещение так и не доходит до клиента. Если он сам не следит за перемещениями посылки по номеру на сайте, он может так и не узнать, что она пришла. В результате посылка через месяц отправляется обратно к вам, в таком случае интернет-магазин оплачивает двойной тариф (туда-обратно), а товар так и не продаёт. По статистике, возвращается порядка 15-20 % посылок (в зависимости от специализации интернет-магазина).
Чтобы этого не происходило, вы должны сами отслеживать перемещение посылки, и когда она приходит в отделение, информировать об этом клиента.Если в течение нескольких дней клиент не приходит на почту, должен подключиться call-центр. Ваш сотрудник звонит клиенту, чтобы уточнить, знает ли он о том, что его посылка пришла. Благодаря такой системе мы в своей компании сократили уровень возвратов на 5-10 %.
Будьте терпеливы
Региональному клиенту зачастую очень удобно платить наличными, однако для вас это может обернуться головной болью. «Почта» может получить деньги, но не торопиться передать их вам. Поэтому вы должны отдельно отслеживать, поступил ли наложенный платёж с каждого отправления. Если он задерживается - бейте тревогу.
У нас был случай, когда посылка пришла в маленькое отделение связи в Сибири, и чтобы передать деньги, полученные за посылку, сотруднику нужно было ехать в районный центр. Мы его долго уговаривали, чтобы он нашёл на это время. Отделения, в которых нет интернета, для России нормальное явление. С ними бывает очень сложно связаться. А задержки в доставке часто бывают связаны не только с внутренними авралами, но и с погодными явлениями. Например, прошлой зимой замёрзла река Лена, через которую местные перебирались только на пароме. В итоге целый месяц нельзя было ничего доставить на соседний берег.
Наладить работу с «Почтой России» можно и нужно! Просто наберитесь терпения.
Для тех, кто решился, ниже небольшая инструкция
по работе с «Почтой»:
Заключить договор с «Почтой России».
Получить в отделении почтовой связи, закреплённом в договоре, диапазон штрихкодовых почтовых идентификаторов (ШПИ) либо уже готовые ШПИ.
Упаковать почтовые отправления согласно почтовым требованиям.
Оформить сопроводительные документы к почтовым отправлениям.
Осуществить предоплату пересылки почтовых отправлений - перечислить денежные средства на расчётный счёт, указанный в договоре. Убедиться, что информация о поступлении денежных средств поступила в отделение почтовой связи (место сдачи).
Доставить почтовые отправления в оговорённое договором место и время сдачи. При себе иметь два экземпляра списка ф. 103 на бумажном носителе и доверенность на сдачу почтовых отправлений.
Получить в отделении почтовой связи документы о приёме почты: квитанцию о приёме почтовых отправлений, второй экземпляр списка ф. 103 с подписью сотрудника ОПС и проставленным календарным штемпелем.
В сроки, оговорённые договором , получить акт выполненных работ и счёт-фактуру.
В 2016 году Почта России предлагает юридическим лицам заключить договор на корпоративное обслуживание. Преимущества работы по этому соглашению очевидны:
- предоставляется возможность забирать, а также оставлять заказы на доставку писем и других почтовых посылок в офис предприятия или наоборот из офиса;
- выделяется определенное время и специальное место чтобы сдавать отправления почты;
- если нужно, операторы подбирают удачный пакет услуг, который станет для организации самым выгодным;
- юридическое лицо имеет право выбора как рассчитываться за услуги, предоставляемые почтой России – в наличной или безналичной формах оплаты.
Особенности составления договора с Почтой России
Почта России, прежде всего, работает с юридическим лицом, хотя обслуживает и индивидуальных предпринимателей. Договор заключается только по факту отправки заявки, описанной в письменном виде. Все возможные виды договоров можно изучить на официальном сайте, который предлагает Почта России.
Чтобы претендовать на договор с Почтой России, юрлицу нужно собрать такой список документов:
- бумаги, в которых идет речь о полномочиях лица, которое ставит свою подпись под именем контрагента;
- ксерокопии лицензионных документов контрагента, если, конечно, для функционирования предприятия нужны специальные лицензии;
- ксерокопии учредительных бумаг – это может быть устав организации или учредительное соглашение;
- ксерокопии удостоверения ФНС РФ, по которому становится понятно, что объект состоит на учете в налоговой.
Что касается индивидуальной предпринимательской деятельности, такой договор, по сравнению с юридическим лицом, составляется согласно другому перечню бумаг:
- Ксерокопия удостоверения о прохождении госрегистрации.
- Ксерокопия удостоверения ФНС РФ, где указано, что объект поставлен на учет в налоговой инспекции.
- Ксерокопия паспорта физлица, являющегося предпринимателем. В случае кражи паспорта или его непреднамеренной утери в территориальном отделении милиции нужно взять временную справку, где указываются те же данные, что и в паспорте.
- Ксерокопия доверенности, если лицо, фиксирующее в конце договора свое согласие, выступает от другого физлица. Доверенность должна быть заверенной нотариусом, иначе бумага по закону остается недействительной.
- Выписка с перечнем открытых счетов.
- Выписка из Единого госреестра об индивидуальном предпринимательстве обратившегося на Почту России клиента.
Почему юрлицу выгодно составлять договор с Почтой России
Сервис, предлагаемый Почтой России в рамках услуги «Комплексный сервис 3-в-1», помогает юрлицам справиться со следующими задачами:
- повышает качество обслуживания юридических клиентов;
- ускоряет процесс доставки;
- разгружает занятость почтовых работников в отделениях Почты России;
- в разы уменьшает скопления людей в почтовых отделениях;
- лучшим образом справляется с поступающим потоком корреспонденции.
На сегодняшний день Почта России предлагает свои услуги более 100 000 постоянных клиентов, в данном случае речь идет только о юридических лицах. Больше компаниям не нужно беспокоиться о том, чтобы выстаивать длинные очереди для отправления важных деловых писем, все это делают сотрудники Почты России. Также прямо из офиса они заберут любые бандероли, заполнят нужные формы, бумаги и самостоятельно зафиксируют знаки почтовой оплаты для пересылки по территории страны.
Договор, заключаемый с юридическим лицом, выгоден организации в связи с тем, что теперь у ее работников появляется возможность:
- Экономить время на ведении диалога с курьерской службой.
- По-прежнему продолжать отправлять нужный объем корреспонденции.
Какие документы обрабатывает Почта России в рамках соглашения о новой услуге?
- Движение карточек.
- Распределение писем.
- Отсылка бандеролей.
- Отправление «первого класса».
- Отсылка «мультиконвертов».
Все эти манипуляции проводятся в отношении как внутренних, так и международных отправлений.
Дополнительные характеристики услуги
В компетенции юридических лиц выбрать самый удобный формат обслуживания, к примеру, соглашение, действующее один месяц, с обозначенным графиком прибытия работника Почты России в офис компании вплоть до нескольких раз за неделю. Также это может быть единоразовая помощь сотрудника-курьера, явившегося в офис по оставленной в телефонном режиме заявке.
Если клиент крупный и значительный, договор подписывается с учетом еженедельных постоянных отправок достаточного количества корреспонденции, это выгодно организации, если руководство:
- не желает тратиться на взятие на работу дополнительного персонала, оплаты автотранспорта;
- отказывается нести временные потери относительно правильного заполнения почтовых бланков.